Hướng dẫn xin visa ngắn hạn – làm việc thương mại (C‑3‑4)

1. Đối tượng được cấp visa

Visa C‑3‑4 dành cho những cá nhân có nhu cầu lưu trú ngắn hạn tại Hàn Quốc (tối đa 90 ngày) với mục đích liên quan đến nghiên cứu thị trường, liên hệ công việc, tư vấn, ký kết hợp đồng, giao dịch thương mại nhỏ hoặc các hoạt động tương tự. Những hoạt động mang tính kiếm lời rõ ràng không phù hợp với visa này và yêu cầu loại visa dành cho lao động (C-4‑5) hoặc thương mại quốc tế (D‑9)

Nếu bạn dự định đến để lắp đặt, bảo trì, vận hành thiết bị, hoặc giám sát công trình quy mô lớn tại Hàn Quốc, vui lòng cân nhắc nộp visa C‑4‑5 ngắn hạn hoặc visa D‑9, và liên hệ với lãnh sự quán để được hướng dẫn cụ thể về hồ sơ .

2. Hồ sơ cần chuẩn bị

Hãy chuẩn bị hồ sơ bằng tiếng Hàn (nếu có thể) để tăng độ chuyên nghiệp.

– Từ phía công ty hoặc tổ chức Hàn Quốc:

·       Thư mời gốc (từ 1/6/2024 có thể nộp bản sao) thể hiện rõ: thời gian, lý do mời, kế hoạch chi tiết, cam kết về việc người được mời sẽ quay về nước. Thư nên sử dụng con dấu pháp nhân hoặc chữ ký đại diện theo công ty, và do người đại diện hợp pháp ký tên. Nếu nhân viên ký thay phải kèm theo giấy chứng thực chức vụ và con dấu cá nhân hợp lệ.

·       Tờ cam kết bảo lãnh nhân thân với nội dung tương tự, có thể dùng bản sao từ 1/6/2024. Người bảo lãnh phải là người đại diện công ty theo đăng ký kinh doanh.

·       Giấy chứng nhận con dấu pháp nhân (hoặc con dấu cá nhân nếu là doanh nghiệp tư nhân), cấp trong vòng 3 tháng; nếu đại diện ký thay con dấu thì phải có bản xác nhận chữ ký hoặc giấy ủy quyền hợp lệ.

·       Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận mã số (issued within 3 months).

·       Giấy chứng nhận nộp thuế gần đây (trong vòng 3 tháng, bản có chi tiết 6 tháng thuế thu nhập và VAT); doanh nghiệp niêm yết chứng nhận có thể được miễn yêu cầu này.

·       Lịch trình chi tiết đúng với thời gian trên thư mời, kèm mô tả cụ thể hoạt động kinh doanh.

·       Chứng cứ hoạt động thương mại (tối thiểu một trong các giấy tờ sau): tờ khai hải quan xuất nhập khẩu, biên nhận chuyển tiền ngân hàng, chứng nhận đầu tư của Việt Nam nếu là tập đoàn liên kết (must clearly mention thông tin công ty Hàn Quốc) hoặc nếu không có bất kỳ giấy tờ nào, cần cung cấp thư giải trình rõ ràng lý do không có chứng cứ thương mại.

– Từ phía đương đơn tại Việt Nam:

·       Hộ chiếu còn hạn ít nhất 6 tháng và bản sao trang thông tin cá nhân;

·       Đơn xin visa chính xác theo mẫu, hình thẻ 3.5×4.5 cm nền trắng;

·       Giấy phép kinh doanh và bản sao thuế thu nhập doanh nghiệp trong 6 tháng gần nhất theo mẫu C1‑02/NS;

·       Thư xác nhận công tác (nếu là nhân viên): giấy xác nhận đang làm việc; nếu đính kèm mã xã hội bảo hiểm thì có thể được miễn; nếu phía Hàn không cung cấp giấy tờ thương mại, bạn cần cung cấp sao kê giao dịch ngân hàng cá nhân và công ty trong 3 tháng gần nhất.

3. Những lưu ý khi nộp hồ sơ

- Nếu không thể cung cấp một số giấy tờ theo yêu cầu, cần nộp thư giải trình lý do rõ ràng.

- Các tài liệu do Việt Nam cấp nên được dịch sang tiếng Anh hoặc tiếng Hàn và công chứng theo quy định. Tài liệu do Hàn Quốc cấp không cần dịch công chứng.

- Tất cả giấy tờ đều phải được cấp trong vòng 3 tháng kể từ ngày nộp hồ sơ, trừ giấy khám sức khỏe (nếu yêu cầu) chỉ chấp nhận trong vòng 6 tháng.

- Về nơi nộp: nếu bạn cư trú ở khu vực Đà Nẵng trở ra Bắc (ngoại trừ riêng vùng cụ thể trung bộ), nộp hồ sơ tại KVAC Hà Nội. Nếu cư trú từ Đà Nẵng trở vào Nam thì nộp tại KVAC TP.HCM (hoặc Tổng lãnh sự quán Đà Nẵng nếu thuộc các tỉnh như Đà Nẵng, Huế, Quảng Nam, Quảng Ngãi)… vui lòng kiểm tra chi tiết theo nơi cư trú của bạn.

- Trong trường hợp hồ sơ cần xác minh thêm, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu phỏng vấn cá nhân hoặc bổ sung hồ sơ, dẫn đến việc ra visa có thể bị chậm trễ .

- Nếu nộp thông qua người đại diện, cần nộp tài liệu chứng minh quan hệ với đương đơn (ví dụ: hợp đồng lao động nếu là đồng nghiệp, hoặc giấy khai sinh/hộ khẩu nếu là người thân), kèm bản sao giấy tờ của người nộp thay.

4. Lệ phí và thời gian xử lý

Visa C‑3‑4 hiện có thể được cấp dưới các hình thức nhập cảnh một lần (hạn dùng 3 tháng), hai lần (hạn dùng 6 tháng) hoặc nhiều lần (có thể lên đến 5 năm), tùy theo quyết định của đại sứ quán hoặc lãnh sự quán .

Lệ phí cấp visa thông thường là 20 USD/người (cho thị thực một lần), và có thể tăng lên nếu cấp visa nhiều lần hoặc thời hạn dài hơn.Thời gian xử lý tiêu chuẩn khoảng 4 ngày làm việc, không cung cấp dịch vụ ưu tiên; kết quả sẽ được thông báo qua đại lý tiếp nhận hồ sơ (applicant không được theo dõi trực tiếp)